新查冊制度下香港公司該如何準備？為何強調個人資料保護很重要？
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君林集團
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發表時間：2021-11-16 14:15:40
《香港公司條例》正在實施新的查冊制度。這將為公司董事和其他相關個人的個人資料提供額外保護。本文列出了這些保護措施以及新制度的實施時間。2014年3月3日，新《公司條例》（第622章）取代了之前的《公司條例》（第32章）。根據修訂后的準則，如果企業破產，公眾可以獲取有關公司董事、公司秘書或清算人的某些個人資料。此類資料通常是涉及個人隱私，包括其常住地地址和完整的身份識別碼。目前，如果某人希望查閱他人的個人資料，則必須發表聲明闡明其搜索目的，并確認他們僅將數據用于其已陳述的目的。
隨著技術進步和對數據安全的廣泛關注，這種方法的保護程度不再足夠。因此，修訂后的條例為新的查冊制度做出了規定，在該制度下將引入以下附加保護措施：只有公司董事和秘書的通訊地址，以及董事、公司秘書和其他相關個人的部分身份識別碼，才會顯示在公司注冊處保存的公司登記冊中。這適用于新的查冊制度開始后提交的文件。只有提出申請的人士才能訪問他人的個人常住地地址和完整身份識別碼。法院認為適當時可披露此類資料。如果公司注冊處無法通過提供的通訊地址有效地與董事溝通，則公司注冊處也可能會披露常住地地址。在新的查冊制度開始實施之前已將其受保護信息包含在文件中的個人，可以向公司注冊處申請阻止對此類材料進行檢查。公司也可以保留其登記冊中包含的保護信息不受公眾查閱。因公司注冊處的綜合資訊系統需作大幅改良，而新計劃將于2023年年底完成。
于2021年8月23日開始，公司可在其登記冊上以董事的通訊地址代替通常住址，及董事和公司秘書的部分身份識別號碼代替完整號碼予公眾查閱。于2022年10月24日開始實施《公司條例》的相關條文，以禁止對公司注冊處的受保護信息進行公開檢查（僅適用于在此階段開始后提交注冊的文件）。從2023年12月27日開始，實施所有剩余的《公司條例》條文。容許有關人士阻止已經在注冊處存檔文件的受保護資料免于公開檢查。除了新的檢查系統外，公司注冊處還指出，它可能會隨時修訂與查閱與登記冊中歸檔文件有關的管理措施。在2022年10月第二階段開始之前，公司只有在必要的立法修正案通過后，才能將其自己登記冊中的常住地地址和身份識別碼排除在公眾檢查之外。目前公司需要確定是否執行此決定，如果是，則需引入必要的內部流程。2020年1月，香港政制及內地事務局發表了一份討論文件，其中考慮對《個人資料（私隱）條例》進行更新，以解釋“人肉搜索”等現代趨勢。這是在互聯網上披露個人資料的地方。監管部門日益強調個人數據的重要性。如果您的公司在處理信息時可能會讓你面臨未來的監管審查，則采取行動的時間宜早不宜遲。君林集團目前是香港公司秘書服務的頂級提供商，我們提供專業的公司管治、公司秘書服務。我們的專家對管理企業和其他實體的最新法律法規有深入的了解和認識。團隊能深度剖析數據隱私和數據安全法規，避免造成公司申請過程中的困擾和延誤；公司成員不必親自學習各種法規、準則和程序，可以委托公司秘書處理獨特而復雜的表格和文件；準確并及時地處理正在進行的合規手續，簡化復雜流程；君林集團提供全套專業的公司秘書服務，為您的需求量身定制最佳解決方案。我們秉承行業最佳解決方案，可以為您的公司高效地處理日常事務和非常規事務。君林集團是您的明智之選！
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